Carreras presenciales · Turno tarde

Manual de procedimientos

El recorrido completo del Departamento de Alumnos, del ingreso al egreso: qué se hace, cuándo se hace y con qué herramienta se resuelve.

Ciclo administrativo anual Neuquén y Rincón de los Sauces
Ingresar al portal de pagos Ver todos los accesos
14Carreras activas
+1.300Alumnos por ciclo
5Períodos de mesas
2Sedes: NQN + RDLS
Qué hacemos

El nexo entre el alumno y la institución

Seis frentes de trabajo que acompañan al estudiante durante toda su trayectoria, desde que se inscribe hasta que egresa.

Legajos

Recepción, carga y resguardo de la documentación académica de cada estudiante.

Asesoramiento

Orientación sobre trámites, correlatividades e inscripciones.

Gestión SIU

Carga de asistencias, notas, actas y constancias en el sistema.

Actas

Generación y cierre de actas de regularidad, promoción y examen.

Seguros

Gestión de pólizas para actividades realizadas fuera del campus.

Articulación

Coordinación con Secretaría Académica, Bienestar y otros departamentos.

Ritmo anual

Cada procedimiento, en su mes

El departamento se mueve al compás del calendario académico. Dos meses concentran la mayor carga: abril, por el pico de bajas, y diciembre, por las mesas más numerosas del año.

ENE
EneroInicio del ciclo administrativo
  • Recepción de inscripciones3 procesos simultáneos: SIU, asesoramiento y legajos
  • Inicio de reinscripción anualVerificar estado activo/pasivo y pagos en portal
  • Seguimiento de ingresantesContacto 24–48 h post-pago; llamado a las 72 h
FEB
FebreroMesas de verano + ingreso
  • Inscripción 1er llamado de mesasInicio de febrero
  • Mesas de examen · 1er llamadoPrimera quincena
  • Ciclo introductorio tecnicaturasSe abre el 2do llamado en paralelo
  • Mesas de examen · 2do llamadoHasta la primera semana de marzo
  • Último día de entrega de legajosFin de febrero, sin excepción
MAR
MarzoInicio de clases
  • Ciclo de práctica docentePrimera quincena, para profesorados
  • Inscripción a cursadasPublicar comisiones en SIU, plataforma y WhatsApp
  • Procesar inscripciones + reclamosSegunda semana
  • Inicio de clasesMediados de marzo
  • Equivalencias + procesar exámenesTercera y cuarta semana
ABR
AbrilMes crítico · pico de bajas
  • Documentación de ingresantesRevisión y carga de pendientes
  • Monitoreo de bajasConcentra +20% de las bajas anuales; coordinar con Bienestar
  • Certificados médicosRecepción y carga al sistema
MAY
MayoMesas extraordinarias + egresos
  • Inscripción a mesas especialesSegunda semana
  • Procesar inscripcionesVerificar pago de derecho de examen (ver vigencia)
  • Mesas extraordinariasTercera semana; mismo procedimiento que las ordinarias
  • Actos de egresoTecnicaturas y profesorados, días consecutivos
JUN
JunioCierre del 1er cuatrimestre
  • Control de títulos secundariosQuienes adeuden no podrán seguir cursando
  • Proceso de actas de regularidadGenerar y comparar con listas de asistencia
  • Procesar insc. materias 1er cuatriPrimera y segunda semana
  • Generar actas de regularidadEntrega a Sec. Académica
  • Informe de estado + semana de recuperoFin de junio a inicio de julio
JUL
JulioMesas ordinarias + receso
  • Control de títulos para mesasVerificar que no adeuden nivel medio
  • Inscripción a mesas ordinariasPrimera semana
  • Mesas de examen + coloquiosSegunda quincena
  • Proceso 4: cierre definitivo de actasAsistencia real, notas y cierre
AGO
AgostoInicio del 2do cuatrimestre
  • Inscripción cursadas 2do cuatriPrimeros días
  • Inicio de clasesSegunda semana
  • Procesar insc. + control de títulosCuarta semana, ciclo intensivo
  • Jornadas de prácticas profesionalesFin de agosto, tecnicaturas
SEP
SeptiembreMesas extraordinarias
  • Inscripción a mesas especialesPrimera semana
  • Mesas especiales de septiembreVerificar pago de derecho de examen
  • Informe de estadoDel segundo cuatrimestre
  • Procesar insc. pendientesFin de septiembre
OCT
OctubreCierre de actas + preinscripciones
  • Procesar insc. 2do cuatri y anualesPrimera semana
  • Proceso 2 de actas de regularidadCierre 2do cuatri y anuales
  • Preinscripciones ciclo siguienteSeguimiento diario en Notion
  • Preparar mesas de diciembreLas más concurridas del año
NOV
NoviembreCierre anuales + prep. mesas dic.
  • Generar actas reg. 2do cuatri/anualesPrimera semana
  • Última semana de clasesTercera semana
  • Coloquios de promoción + recuperoCuarta semana
  • Informar requisitos de reinscripciónPlanillas, calendario y aranceles
DIC
DiciembreMesas más concurridas del año
  • Mesas de examen de diciembrePreparación anticipada de toda la logística
  • Semana de egresadosEgresos de fin de año
  • Cierre de actas anualesCierre definitivo + Excel de liquidación
  • Continuidad de preinscripcionesMayor actividad en enero–febrero
Paso a paso

Procedimientos detallados

El desarrollo de cada proceso clave. Tocá cada título para desplegar los pasos.

Inscripción de ingresantes

Dos veces al año. Los tres procesos se ejecutan en simultáneo.

1 SIU / Portal

  1. Arrojar reporte de altas desde el portal y preinscriptos desde SIU
  2. Armar cursadas con horarios de Sec. Académica
  3. Registrar alumnos en SIU: cargar preinscriptos y generar legajo
  4. Ingresar en plataforma IFES y matricular en materias
  5. Generar usuarios en SIU (con DNI)

2 Asesoramiento

  1. Email de bienvenida + video + PDF (24–48 h post-pago)
  2. Crear grupo de WhatsApp por carrera
  3. Curso de ingreso (ciclo introductorio)
  4. Llamado telefónico a las 48–72 h
  5. Seguimiento hasta confirmar ingreso al grupo

3 Legajos

  1. Recepción de legajos completos, sin excepción
  2. Carga de requisitos al sistema SIU
  3. Seguimiento de quienes adeudan materias de nivel medio
  4. Registro de cada interacción en Notion

Reinscripción anual

Verificación de estado, activación y matrícula a la propuesta.
  1. Verificar estado del alumnoRevisar en portal si está activo/pasivo y con pagos al día.
  2. Activar usuario si hace faltaSolicitar el cambio de calidad a Bienestar.
  3. Documentación actualizadaSi estuvo inactivo más de un año, pedir documentación al día.
  4. Reinscribir en SIUMatrícula » Inscripciones » Reinscribir a propuesta.

En noviembre

  • Informar requisitos, valores y procesos de reinscripción
  • Entregar planillas, calendario y aranceles

Mesas de examen

Ordinarias en feb/mar, jul y dic. Extraordinarias en may y sep.
  1. Solicitar fechas a Sec. Académica
  2. Crear mesas en SIU
  3. Publicar fechas en SIU y WhatsApp
  4. Revisar reclamos e inscripciones manualesVerificar pago, correlativas y estado de la materia.
  5. Verificar condición libre/regularLa condición libre afecta el régimen de correlatividades.
  6. Procesar inscriptos, controlando libres
  7. Completar el Día a Día (Excel para aulas)
  8. Generar reporte y actas de examen
  9. Post-mesa: cerrar actas + liquidación

Requisitos para rendir

  • Inscripción o reinscripción a la propuesta vigente
  • Condición libre: abonar derecho de examen 72 h hábiles antes (verificar vigencia)
  • Correlatividades aprobadas según el plan

Actas de regularidad y promoción

Dos veces al año, divididas en cuatro etapas para evitar sobrecarga.
  1. Proceso 1 · Procesar alumnos inscriptosVerificar correlatividades y casos especiales.
  2. Proceso 2 · Verificar regularidadComparar el reporte de plan de estudio del alumno con el plan para confirmar requisitos de promoción. Reporte por carrera.
  3. Proceso 3 · Imprimir asistenciasCombinar el resultado del proceso 2 con el reporte de asistencia.
  4. Proceso 4 · Cierre definitivoAsistencia real + notas + cierre: promoción, regular, libre o recursa.

Gestión de seguros

Cobertura para toda actividad que se realice fuera del campus.
  1. El docente informa la actividad
  2. Completar la planilla de seguroDatos de docentes, alumnos, fecha y lugar.
  3. Enviar desde segurosterciario@ifes.edu.ar
  4. Solicitar póliza y extensión
  5. Seguimiento en Notion
  6. Verificar la póliza antes de la actividad
Referencia

Cómo se completan las actas

La condición del alumno surge del cruce entre parciales y asistencia. El docente carga notas; la asistencia la evalúa el departamento.

Cuadro de situación

CondiciónParcialesAsist.Resultado
PromociónAprueba ambos≥ 75%Nota numérica
RegularAprueba (con recup.)≥ 60%Regular
LibreNota 3 en instancia evaluativa≥ 60%Libre
RecursaNota 1 o 2 en instancia evaluativaN/AInsuficiente

Reglas clave

  • Parciales, recuperatorios y TP: siempre numéricos
  • Resultado final: siempre en texto
  • Nota numérica en el resultado solo para promoción
  • El docente no evalúa asistencia; eso lo hace el Dpto. de Alumnos

Libreta del estudiante

  • Datos Primeras hojas: datos personales y carrera
  • P Materias promocionadas
  • Ex / E Aprobadas con final

Nota: la libreta ya no es requisito, pero se conserva el criterio de carga.

Sistema

Comandos SIU · referencia rápida

Las rutas de menú más usadas del sistema, agrupadas por tipo de tarea.

Procesos generales

Ficha del alumnoMatrícula » Reportes » Ficha
Generar perfilMatrícula » Inscripciones » Inscribir
Generar legajosMatrícula » Actualizaciones
Acceso usuario (DNI)Matrícula » Personas
ReinscribirMatrícula » Inscripciones
ComunicadosComunicación » Enviar
Plan de estudioMatrícula » Reportes

Inscripciones y cursadas

Inscribir a cursadaCursadas » Inscripciones
Procesar pendientesCursadas » Insc. » Procesar
ExceptuarCursadas » Insc. » Exceptuar
Crear comisionesCursadas » Comisiones
Distribuir alumnosCursadas » Com. » Distribuir
Fuera de términoCursadas » Inscripciones

Mesas de examen

Administrar mesasExámenes » Mesas
Procesar inscripcionesExámenes » Inscripciones
Reporte inscripcionesExámenes » Reportes
Generar actasExámenes » Actas » Generar
Cerrar actasExámenes » Actas » Cerrar
Cargar notasExámenes » Actas » Notas

Actas y asistencia

Generar actas regularesCursadas » Actas » Generar
Cargar notas en actasCursadas » Actas » Notas
Cerrar actas reg/promCursadas » Actas » Cerrar
Imprimir asistenciaAsistencia » Imprimir
Registrar asistenciaAsistencia » Registrar
Historial inasistenciasAsistencia » Reporte
Consulta oficial

Planes de estudio vigentes

Planes actualizados por área de formación, con sus correlatividades.

Administración, Marketing y RR. HH.

Carreras del área de gestión empresarial, comercialización y recursos humanos.

Ver plan de estudio

Hidrocarburos y Geología

Carreras técnicas del área de recursos naturales.

Ver plan de estudio

Inglés

Profesorado y Traductorado de Inglés, con sus correlatividades.

Ver plan de estudio

Sistemas y Redes

Carreras del área informática, redes y sistemas.

Ver plan de estudio
Material de consulta oficial. Ante cualquier duda sobre correlatividades o requisitos, consultá en el Departamento de Alumnos.
Todo en un lugar

Accesos y recursos

Los enlaces institucionales que necesitan alumnos y docentes, reunidos y ordenados por uso.

Accesos frecuentes

Plataforma de pago e ingreso

Portal de aranceles y acceso al sistema para alumnos. El acceso más usado.

PagosPortalLogin
Ingresar al portal

Reinscripción anual

Requisitos, planillas y pasos para reinscribirse al ciclo lectivo.

TrámiteAnual
Abrir enlace

Presentación de certificados digitales

Formulario para enviar certificados y documentación en formato digital.

FormularioDocumentación
Completar formulario

Sistema SIU

SIU · acceso empleados

Ingreso al sistema Guaraní para el personal del departamento.

GuaraníEmpleados
Ingresar a Guaraní

SIU · autogestión alumnos

Acceso de estudiantes a su autogestión: inscripciones, historia académica y datos.

AlumnosAutogestión
Entrar a autogestión

Recuperar contraseña

Restablecé la clave de acceso a la autogestión de alumnos.

AlumnosContraseña
Restablecer clave

Sitios y consulta

Sitio web · alumnos

Sección de alumnos regulares en el sitio institucional de IFES.

Alumnos
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Sitio web · ingresantes

Información para quienes se inscriben por primera vez a una carrera.

Ingresantes
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Reglamentos institucionales

Reglamento académico, administrativo y disciplinario, en un solo lugar.

AcadémicoAdministrativoDisciplinario
Ver reglamentos

Asesor académico

Consultá dudas sobre inscripciones, correlatividades y trámites, disponible 24 h.

CorrelatividadesPlanes24 h
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